Ein Content-Management-System, kurz auch CMS genannt, ermöglicht es mehreren Nutzern, verschiedene Text- und Multimedia-Dateien unabhängig voneinander zu bearbeiten. Die Arbeitsfläche ist meist das World Wide Web. Der große Vorteil an solchen Systemen ist, dass auch User ohne Kenntnisse in HTML, Java in anderen Programmiersprachen daran mitarbeiten können.

Die einzelnen Daten haben im Content-Management-System selbst noch kein bestimmtes Format, sondern sind neutral gehalten. So kann der Anwender jederzeit selbst entscheiden, ob er das vorliegende Textdokument beispielsweise lieber im Word- oder im PDF-Format haben möchte.

Zudem können vom System verschiedenrangige Schreibrechte gewährt werden. So können einem Redakteur zum Beispiel mehr Kompetenzen zugewiesen werden als den anderen Mitarbeitern.

An ein Content-Management-System werden mehrere, verschiedene Anforderungen gestellt.

Natürlich muss das System in der Lage sein, mehrere Personen an der Veröffentlichung eines Projekts teilhaben zu lassen und zu verwalten. So muss es zudem auch eine Aufgabenzuweisung geben, die regelt, welcher User die einzelnen Dateien verwaltet, freischaltet und auf Richtigkeit kontrolliert.

Zudem muss das System bereits über einige Vorlagen für bestimmte Standartprojekte verfügen, die dann von den verschiedenen Usern ausgefüllt werden können.

Außerdem sollte ein so genanntes Content-Life-Cycle-Management integriert sein, mit dem es ermöglicht wird, bestimmte Dateien und Projekte nur für einen zeitlich begrenzten Rahmen publik zu machen.

Selbstverständlich sollte das eigene CMS auch mit externen Quellen vernetzt sein, so dass auch intern immer alles auf dem neuesten Stand gehalten wird.

Des Weiteren ist es von Vorteil, wenn das System modular aufgebaut wurde. So können jederzeit, je nach Anforderung, neue Module hinzugefügt und alte abgestoßen werden.